Jubliläum, Firmen- und Betriebsfeier: Organisation leicht gemacht

Egal, ob Firmenjubiläum, Betriebs(weihnachts)feier oder ein anderer festlicher Anlass: Solche Veranstaltungen sind eine gute Gelegenheit, Ihr Unternehmen bei Mitarbeitern, Kunden und in der Öffentlichkeit in ein positives Licht zu rücken.

Die Belegschaft kommt bei einer Firmenfeier in entspannter Atmosphäre zusammen, Sie können Ihren Kunden Ihre Klasse mit einem stilvollen Setting, erlesenen Speisen und Getränken beweisen – und ohne Zeitdruck, klingelnde Telefone und blinkende Email-Accounts kompetente Gespräche führen.

Damit Ihre Firmenfeier oder das Betriebsjubiläum ein Erfolg wird, muss die Organisation frühzeitig beginnen und sorgfältig strukturiert werden. Sie hört nicht mit Beginn der Feier auf, sondern wenn der letzte Gast im Taxi nach Hause sitzt!

Legen Sie frühzeitig das für die Firmenfeier zu Verfügung stehende Budget fest. Überlegen Sie sich ebenfalls mit genügend Vorlauf (Wochen bis Monate, je nach Größe der Veranstaltung), wen Sie einladen möchten, welche Ehrengäste anwesend sein sollen, ob und welche Redner oder Musiker Sie engagieren möchten. Welche Gäste sind ein „Muss“, welche können bei knappen finanziellen Mitteln von der Liste gestrichen und stattdessen eventuell mit einer anderweitigen Aufmerksamkeit wie einem Werbegeschenk mit Ihrem Logo bedacht werden? In welchem Ambiente soll die Veranstaltung stattfinden – in einem edlen Hotelballsaal, einem sportlichen  Clubhaus, einem rustikalen Restaurant oder in der Firma? Soll es ein Büfett geben, ein Menü, das an den Tischen serviert wird, oder Fingerfood? Welche Kollegen sollen bei der Organisation der Firmenfeier helfen, was sind deren Aufgaben im Detail?

Stehen diese Punkte fest, geht es an die Einladungen. Halten Sie sie schlicht und achten Sie darauf, übersichtlich die folgenden Informationen zu inkludieren:

- wer ist der Gastgeber

- an wen geht die Einladung (Adressat)

- was ist der Anlass

- wo findet die Firmenfeier oder das Jubiläum statt

- wann findet die Feier statt (Tag, Datum, Uhrzeit)

- wohin und bis wann soll eine Rückantwort erfolgen

- was ist die offizielle Kleiderordnung

- wann folgen weitere Details über den Ablauf und auf welchem Weg

Die Sitzordnung richtet sich bei offiziellen geschäftlichen Anlässen für gewöhnlich nach der Rangfolge der Gäste: Die Qualität eine Platzes steigt mit der Nähe zum Gastgeber, Mitarbeiter und Kunden aus anderen Firmen gehen im Zweifelsfall vor eigenen Mitarbeitern gleichen Alters und Ranges, (Dienst)Ältere vor Jungen. Sollten Sie ein Büfett für die Firmenfeier geplant haben, achten Sie darauf, dass es so aufgebaut ist, dass sich keine langen Warteschlangen bilden. Eventuell entzerren zwei  von unterschiedlichen Seiten zugängliche Vorspeisentische den Andrang. Sowohl für Büfett als auch für Menü gilt: Es muss genug Personal vorhanden sein, um alle Gäste zügig zu bewirten bzw. zur Neige gehende Speisen/Getränke unverzüglich nachzulegen. Halten Sie Alternativen für Vegetarier und Allergiker bereit.

Klären Sie mit dem Hotel, Restaurant oder Club ab, welche Möglichkeiten für Redner es gibt (Podium, Flipchart, Powerpoint-Projektor, Mikrofon). Überlegen Sie, wann die Reden am besten gehalten werden, wo der Redner stehen wird und wie die Gäste sitzen sollten, damit er von möglichst allen gut zu sehen ist. Machen Sie vor Veranstaltungsbeginn einen Soundcheck: Funktioniert das Mikrofon, Wie laut schallt die Musik über die Lautsprecher, ist auch hinten im Saal alles gut zu hören?

Ist die Firmenfeier dann vorbei, sollten Sie sich etwas Zeit für die Nachbereitung nehmen:

- welche Kosten sind angefallen, welchen Nutzen hat das Unternehmen aus der Feier gezogen

- wie war die Reaktion der Gäste? Gab es Lob oder Kritik?

- was ist gut gelaufen, wo gibt es Verbesserungspotenzial?

Schicken Sie Gästen und Helfern ein kleines Dankeschön. Wir empfehlen, eine wellnuss Geschenkbox mit wahlweise zwei, vier oder acht hochwertigen Premium Snacks, auf Wunsch mit Ihrem Firmenlogo gebrandet. Damit die Veranstaltung nicht nur perfekt organisiert war, sondern auch bei jedem Blick auf die edle Birkenholzbox in Erinnerung gerufen wird.

Fotonachweis: Rainer Sturm/pixelio.de

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