Meetings organisieren

Meetings sind Zeitverschwendung – dieser Meinung sind einer Studie von Hamelin Paperbrands zufolge rund 40 Prozent der Manager. Zu wenig Fixierung, keine eindeutige Aufgabenverteilung, keine Interaktion oder klare Ergebnisse, sind die Hauptkritikpunkte.

Meetings sind Zeitverschwendung – dieser Meinung sind einer Studie von Hamelin Paperbrands zufolge rund 40 Prozent der Manager. Zu wenig Fixierung, keine eindeutige Aufgabenverteilung, keine Interaktion oder klare Ergebnisse, sind die Hauptkritikpunkte.

Dieser Frust kann schon im Vorfeld vermieden werden, bei der Organisation und Vorbereitung eines Meetings oder einer Teambesprechung. Sie, als Assistenz der Geschäftsführung, können wesentlich dazu beitragen, dass die Besprechungen Ihres Chefs von vornherein auf Erfolg ausgelegt sind. Selbst, wenn Sie mit den Meeting-Inhalten selbst nichts zu tun haben

Erkundigen Sie sich zunächst, wie viele Personen zu dem Meeting eingeladen werden und in welcher Form die Vorträge gehalten werden sollen. Entsprechend muss der Besprechungsraum beziehungsweise dessen Ausstattung organisiert werden. Wenn der Großteil der Themen per Powerpoint-Präsentation behandelt wird, ist eine U-förmige Sitzordnung eventuell keine gute Wahl, da zwei Drittel der Teilnehmer ständig den Kopf gedreht halten müssen. Das ermüdet. Wenn viel mitgeschrieben wird, ist eine reine Bestuhlung wie im Theater ungünstig - und bei heiklen Themen ist es manchmal ratsam, einen Raum außerhalb der Firma zu buchen. In einem neuen Umfeld fließen die Gedanken freier, es gibt keinen „Platzhirsch“ oder „Heimvorteil“, wenn die Teilnehmer aus verschiedenen Unternehmen stammen. Soweit nicht anders angewiesen, wählen Sie eine Sitzordnung, die nicht auf eine bestimmte Rangordnung schließen lässt, gestalten Sie gut lesbare Namenskärtchen, so können sich die Teilnehmer gezielt ansprechen.

Der Saal muss nicht nur ordentlich bestuhlt, mit Beamer und Flipchart ausgerüstet sein, auch die Details sind wichtig für einen reibungslosen Ablauf des Meetings: Ein fehlendes Verlängerungskabel oder zu wenig Steckdosen können zu ärgerlichen Verzögerungen führen. Eventuell kann sonst ein Vortrag nicht in der geplanten Form gehalten werden und der Referent muss improvisieren. Legen Sie für jeden Teilnehmer Kugelschreiber und Zettel für Notizen bereit. Dass kalte Getränke bereit stehen, sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Erkundigen Sie sich nach geplanten Pausen, in denen Kaffee und Tee gereicht werden können und seien Sie pünktlich servierbereit. Tipp: Snacks abseits der altbekannten Butterkeksmischungen vermitteln den Konferenzteilnehmern das Gefühl, wertgeschätzt zu werden, sich in einem Unternehmen zu befinden, das sich Gedanken macht und auf Details achtet. Neben frischem Obst eignen sich dafür die wellnuss Nuss- und Trockenfruchtmischungen oder eine unserer Schokoladenspezialitäten, die Sie in edlen Porzellanschälchen und liebevoll gestalteten Servierkärtchen mit Nicknames wie „energie spender“ oder „netz werker“ anbieten können.

Erkundigen Sie sich rechtzeitig vor dem Meeting bei Ihrem Chef, was, wann und von wem besprochen werden soll und erstellen Sie eine möglichst detaillierte Agenda mit Zeitplan, Themen, dem jeweiligen Besprechungsziel und dem vorgesehenen Sprecher oder Experten. Ergänzen Sie die schriftliche Einladung außerdem um Informationsmaterial und bitten Sie die Teilnehmer, Fragen und Anmerkungen einige Tage im Voraus an Sie zu schicken, fassen Sie gegebenenfalls nochmals nach. So können sich die Referenten zielgerichtet vorbereiten, die zur Verfügung stehende Zeit wird effizient eingesetzt.

Sollten Sie nicht selbst als ProtokollführerIn mit in der Besprechung sitzen, übertragen Sie die Aufgabe einer gewissenhaften Kollegin oder einem Kollegen, stellen Sie nach dem Meeting in Abstimmung mit Ihrem Vorgesetzten ein „Ergebnispaket“ mit Protokoll, definierten Zielen, den nächsten Schritten und den jeweils dafür verantwortlichen Personen, das Sie an sämtliche Konferenzteilnehmer per E-Mail versenden. Wenn es ein Meeting mit wichtigen externen Partnern oder potenziellen Neukunden war, bringen Sie Ihr Unternehmen positiv in Erinnerung, indem Sie die Unterlagen auf hochwertigem Firmen-Briefpapier ausdrucken, in einer edlen Mappe abheften und eine kleine Aufmerksamkeit wie die wellnuss 2er-Geschenkbox mit Ihrem Firmenlogo beilegen – ein perfekter Abschluss für ein perfektes Meeting.

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