Zeitfresser am Arbeitsplatz: So umgehen Sie Zeitfallen

Kaum sind Sie im Büro, steht schon der Kollege in der Tür und will die Präsentation durchsprechen, sobald Ihr Computer hochgefahren ist, zeigt der Posteingang Dutzende undgelesener Mails und das Telefon klingelt im Minutentakt. Das Ende des Arbeitstages: Unzufriedenheit, weil man nichts von dem geschafft hat, was man sich vorgenommen hat und ein schlechtes Gefühl, weil man das Büro verlässt ohne dass der Aufgabenberg kleiner geworden ist. Kommt Ihnen bekannt vor? Dann sind die kleinen Zeitfresser des Arbeitsalltags vermutlich Dauermieter in Ihrem Büro.

Kaum sind Sie im Büro, steht schon der Kollege in der Tür und will die Präsentation durchsprechen, sobald Ihr Computer hochgefahren ist, zeigt der Posteingang Dutzende undgelesener Mails und das Telefon klingelt im Minutentakt. Das Ende des Arbeitstages: Unzufriedenheit, weil man nichts von dem geschafft hat, was man sich vorgenommen hat und ein schlechtes Gefühl, weil man das Büro verlässt ohne dass der Aufgabenberg kleiner geworden ist. Kommt Ihnen bekannt vor? Dann sind die kleinen Zeitfresser des Arbeitsalltags vermutlich Dauermieter in Ihrem Büro. Oft verschenken wir eine Menge Zeit ohne es überhaupt zu merken. Denn Zeitfresser verstecken sich gern in vermeintlich arbeitsrelevanten Vorgängen. Im Email-Postfach zum Beispiel: Wenn alle paar Minuten eine ungelesene Nachricht aufblinkt, fällt es schwer, sich konzentriert mit einer anderen Aufgabe zu beschäftigen: „Nur kurz schauen, ob es wichtig ist“ … und schon ist man aus dem Workflow gerissen. Sich wieder hineinzudenken in das eben Bearbeitete dauert jedes Mal ein paar Minuten, die sich im Tagesverlauf auf ein Zeitkontingent summieren, in dem man perfekt das seit Wochen liegen gebliebene Sitzungsprotokoll ins Reine schreiben oder das schon fünf Mal verschobene Feedback-Gespräch mit dem Auszubildenden führen hätte können. Zeitfresser sind tückisch, aber – und das ist die gute Nachricht – nicht besonders gewitzt. Wenn Sie sich ein paar Dinge und Handlungsweisen bewusst machen und sie im Auge behalten, sind die Minutenfresser schneller enttarnt und verbannt als sie „Überstunde“ sagen können. Wir haben einige der häufigsten Zeitfallen zusammengestellt – und wie Sie sie umgehen. Emails Das Problem: Sie verbringen Stunden damit Ihre Emails abzuarbeiten und könnten, wenn Sie bei der letzten angekommen sind, gleich wieder mit den neu eingegangenen von vorne anfangen. Die Lösung: Stellen Sie Ihr Mailkonto so ein, dass Nachrichten nur zwei bis drei Mal pro Tag abgerufen werden und setzen Sie sich feste Zeitkorridore, in denen Sie die Nachrichten beantworten. Sortieren Sie, bevor Sie an die Bearbeitung gehen, die eingegangenen Mails nach „wichtig, sofort erledigen“, „wichtig, baldmöglichst erledigen“, „kann warten“, „unwichtig/Cc“ und arbeiten Sie sie strikt nach dieser Priorisierung ab. Tipp: Manche Dinge lassen sich schneller durch einen Anruf klären. So sparen Sie Zeit, die durch eine endlose Mailschleife und ständige Rückfragen unnötig aufhalten würden. Informieren Sie Ihre Kollegen über Ihre reduzierten Mail-Abrufzeiten. Sie werden sehen: Wenn etwas wirklich wichtig ist, wird der Kollege anrufen oder Sie persönlich vorbeikommen. Telefon Das Problem: Ihr Telefon klingelt nonstop. Statt Ihr Tagesgeschäft zu erledigen, führen Sie endlose Gespräche. Die Lösung: Hören Sie sich an, was der Anrufer für ein Anliegen hat. Versuchen Sie, dringende Angelegenheiten so kompakt wie möglich zusammen zu fassen und einen ebenso klaren Lösungsansatz zu liefern. Ist das ad hoc nicht zu bewerkstelligen, vereinbaren Sie mit dem Gesprächspartner einen Termin am nächsten Tag oder in ein paar Stunden. Gegebenenfalls können Sie Ihre Assistentin oder den Empfang bitten, Telefonate nur zu bestimmten Zeiten zu Ihnen durchzustellen und Ihnen Telefonnotizen mit Anrufer, Nummer und Anliegen gesammelt zuzumailen. Papierkram Das Problem: Ihre Schreibtischplatte haben Sie seit Wochen nicht gesehen. Stattdessen türmen sich auf dem, was mal Ihr Schreibtisch war, Aktenstapel, Papierberge und Visitenkartenhaufen. Die Lösung: Entwickeln Sie ein für sich passendes Ablagesystem. Und zwar nicht nur nach „Erledigt“ und „Zu erledigen“, sondern abgestuft nach Dringlichkeit. Ob mit Schütten, Hängesystemen, Ordnern oder ganz anders muss jeder für sich selbst herausfinden. Social Networks Das Problem: Nur einmal kurz bei facebook reinschauen? Das klappt bei den wenigsten. Studien, z.B. von der Website timedoctor.com, ergaben, dass der durchschnittliche User rund 55 Minuten pro Tag auf der Plattform verbringt. Mehr als 30 Prozent der Mitarbeiter checken drei Mal täglich Ihre privaten Mails, sieben von zehn tun das während der Arbeitszeit. Die Lösung: Blocken Sie Seiten, von denen Sie wissen, dass Sie Ihnen nicht widerstehen können, mit einem virtuellen Zeitschloss, z.B. www.getcoldturkey.com. Wenn, dann schauen Sie kurz vor Feierabend in Ihre privaten Mailboxen und Sozialen Netzwerke. Bis dahin sollte Ihre Arbeit für den Tag ohnehin abgeschlossen sein. Und noch ein Tipp von uns: Wenn die Konzentration zwischendurch nachlässt, geben Ihnen die hochwertigen Nuss- und Trockenfruchtsnacks von wellnuss schnelle Energie. Ob herzhaft mit Chilicashews und Weinbeeren, klassisch mit Edelnüssen und Cranberries oder süß mit Trüffelmandeln in Kakao – wir helfen Ihren Gedanken auf die Sprünge.
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